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5 métodos para una mejor gestión de tu tiempo

En este post te contamos algunos métodos para gestionar el tiempo que nos ayudan a organizar tareas, a priorizar y a lograr más productividad.

Durante nuestra jornada hay muchos ladrones de tiempo que nos impiden aplicar una gestión de tiempo óptima. Entre ellos están la falta de concentración, la mala comunicación que hace que tengamos que repetir tareas varias veces, o los emails diarios que se llevan una gran parte de nuestro tiempo a la hora de leerlos y contestarlos.

 

¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo consiste en el reparto del tiempo de una persona de manera óptima, de forma que se ejecuten todas las tareas, y de una forma priorizada. Es decir, consiste en administrar el tiempo con la idea de alcanzar la mayor productividad y eficiencia posibles. 

 

Métodos de gestión de tiempo para ser más productivo 

En el día a día, la falta de tiempo y la sensación de no poder llegar a hacer todo puede generar estrés. Sin embargo, existen algunas soluciones que nos pueden ayudar a gestionar mejor nuestro tiempo, como son los métodos de organización.

Estos métodos de gestión de tiempo que presentamos a continuación, pueden no ser los perfectos para una persona, así que lo recomendable es ir probando y aplicar el que mejor se ajuste a cada uno. 

 

Método pomodoro

Actualmente se habla mucho del método pomodoro, una herramienta de gestión de tiempo que consiste en establecer espacios de trabajo de 25 minutos con pausas de 5 minutos. También que, una vez que se completen 4 tiempos de 25 minutos, se debe descansar unos 30 minutos.

Esta herramienta permite controlar mejor el tiempo que nos lleva realizar una tarea. Además, ayuda a ser más productivo en menos tiempo.

 

La matriz Eisenhower

La matriz Eisenhower fue desarrollada por el que fuera presidente de Estados Unidos entre 1931 y 1961, Dwight Eisenhower. Era un buen gestor de su tiempo y de su productividad, de hecho, durante su presidencia desarrolló el Sistema Interestatal de Autopistas, se produjo el lanzamiento de Internet y la exploración del espacio (NASA).

Según Eisenhower había dos tipos de problemas, el urgente y el importante “lo urgente no es importante y lo importante nunca es urgente”

Entonces, esta técnica clasifica las tareas en base a su urgencia e importancia, y lo hace en cuatro cuadrantes:

  • Importante y urgente: Son tareas que hay que realizar de inmediato, como un problema o una crisis. 
  • Importante pero no urgente: Estas tareas son las que se deben planificar para no dejar de lado y hacerlo más adelante. Se puede marcar una fecha de finalización, por ejemplo. 
  • No importante pero urgente: Los trabajos que se encuentran en este cuadrante se pueden y se deben delegar a otra persona.
  • Ni urgente ni importante: Todo lo que se sitúe aquí, se debe desechar o archivar. 

Para una mayor gestión del tiempo, en este método también se recomienda que las tareas de cada cuadrante no sean superiores a 8, para que sea un plan realista.

 

Metodología SMART

Para alcanzar los objetivos que te propongas, estos han de ser SMART, estas son las siglas en inglés de: específicos (specific), medibles (measurable), alcanzables (achievable), relevantes (relevant) y definidos en el tiempo o con una fecha límite (time-bound).

Esta metodología probada es aconsejable aplicarla a cualquier método de gestión de tiempo, ya que los objetivos poco concretos, sin plazo determinado o no realistas son complicados de cumplir, lo que nos puede hacer sentir poco productivos, o que no estamos sacando buen provecho de nuestro tiempo. 

 

Método POSEC

Este método de gestión de tiempo está basado en la pirámide de Maslow sobre la jerarquía de las necesidades. Este establece que las tareas se pueden priorizar, organizar, racionalizar, economizar y contribuir:

Priorizar el tiempo y definir los objetivos.

Organizar las tareas pendientes de manera constante.

Streamline o racionalizar aquellos trabajos que hay que hacer pero que no nos gustan.

Economizar lo que hay que hacer pero no es urgente.

Contribuir con las pequeñas cosas que pueden marcar la diferencia. 

 

Time boxing 

Esta técnica se basa en organizar la elaboración de tareas por bloques de tiempo. Lo establece así porque parte de la suposición de que las tareas nos ocupan el tiempo que tenemos disponible, por lo que, cuando un trabajo no tiene fecha de entrega o este es demasiado largo en el tiempo, se dilata de forma innecesaria. 

Es decir, parte de la idea de generar un estrés positivo para trabajar de forma efectiva. Ahora bien, también dispone que, para que la técnica sea útil,  los bloques de tiempo no deben de ser muy largos ni demasiado cortos, para no generar un efecto contrario al deseado. 

 

Cómo ayuda Citibox en la gestión de tiempo 

Actualmente, las compras en ecommerce han aumentado exponencialmente, lo que ha traído consigo envíos a nuestros hogares y, en consecuencia, que el usuario deba de estar pendiente de recibir su paquete.

A la hora de recibir un envío debemos de estar pendientes de cuándo llega el repartidor, del estado del envío o atender al mensajero cuando llegue, lo cual puede distraernos, y todavía más si después abrimos el paquete para comprobar que todo está bien.

Por ello, los buzones inteligentes de Citibox son uno de los elementos que nos ayudarán con la gestión del tiempo. Con estos buzones el repartidor podrá dejar el paquete a la primera, y el usuario lo recogerá cuando pueda. Simplemente recibirá un mensaje en su móvil que le indicará que su compra ya ha llegado y el número del buzón en el que está. Evitando así distracciones y permitiéndonos gestionar nuestro tiempo sin necesidad de estar en casa esperando a que llegue nuestro paquete. 

¡Pide ya un buzón inteligente y haz una gestión de tu tiempo eficiente!